【募集・採用の基礎知識⑨】不採用の時こそ、丁寧・迅速な対応を

出典：公益社団法人全国求人情報協会「募集・採用の基礎知識」

折角の求職者にも、時には不採用の連絡をしなければなりません。

「どうせ採用しないから」などの理由で、連絡するといったにもかかわらずに連絡ををしない、応募者の履歴書を雑に扱うといったことはご法度です。

不採用の連絡こそ、丁寧かつ迅速な対応を心掛けましょう。

不採用の通知を行う際は

なるべく早い連絡を

応募者は出来るだけ早く仕事に就きたいと思って活動しています。採否連絡は選考結果が決定次第、なるべく早く行いましょう。あらかじめ「○日くらいには採否連絡をします」とスケジュールを伝えておくことが大切です。

不採用者には採否連絡をしない、という場合は「○日までに連絡がない場合は、残念ですが…」と面接時に伝えておくと良いでしょう。期日を過ぎても連絡がない場合、応募者は結果を確認したくても「催促して選考に影響したら…」と不安な状態でいます。

「連絡する」と伝えた場合、必ず早めに連絡をしてください。

断るための口実は作らない

断りにくいからといって、あれこれと口実をつけて応募を辞退してもらおうとすることはトラブルにつながる可能性があります。

「未経験者歓迎」と募集をかけたのに「本当は経験者が欲しかった」

「勤務日相談に応じます」と記載してあるのに「土日は絶対出勤してほしい」など、求人広告と矛盾した対応は求人企業の信用を落としかねません。

不採用の理由を告げる必要はありません。採用を見合わせる旨と、応募書類の取り扱いについて通知します。個人情報の取扱いに不安を感じる求職者も多いので、応募書類の返却と兼ねると良いでしょう。

個人情報の取り扱いについて

個人情報とは

生存する個人の情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などにより特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む　第2条1項）

このように個人情報保護法で規定されています。

改正職業安定法の告示において、労働者の募集を行う者の責務に「労働者となろうとするものからの苦情の適切な処理」が加えられました。

労働者の募集を行う者は、応募者からの苦情を迅速、適切に処理するための体制整備や改善向上に努めることとされました。応募者には誠実な対応をするように心がけてください。

さらに指針では、業務の目的の範囲内で求職者などの個人情報を収集することとしています。

・人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因の恐れのある事項

・思想、信条

・労働組合の加入状況

これらについては特別な職業上の必要性があり、収集目的を示して直接本人から収集しなければならないとされています。

応募書類の取り扱いについて

募集、採用、雇用後の場面で、応募者や従業員の個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。

採用者の履歴書については、第三者の目に触れないように適切な管理が必要となります。まず、応募者の履歴書を取り扱う際の社内のルールを決めましょう。出来れば社内規定とするなど重要な位置づけとし、全従業員が周知するものとします。

履歴書を扱う担当者の範囲、保管や破棄の方法、返却の要望は合った場合の対応など、できるだけ具体的なガイドラインを整備するようにしましょう。

履歴書の返却について

「不採用になった会社から履歴書を返してもらえない」「応募を辞退した会社から個人情報が悪用されないか心配」など、個人情報の取扱いに不安を持つ応募者が増えており、昨今個人情報に対する意識は高くなっています。不採用者の履歴書は出来るだけ返却するようにしましょう。

履歴書を返却しない場合は、あらかじめその旨を広告上に表記するなど応募者に伝えておくことが望ましいです。広告スペースなどの問題で表記できない場合は、応募電話の際、あるいは面接のときにしっかりと説明するようにしましょう。

書類選考の取り扱い

採用前に本籍地が表示してある書類や、身分証明書を求めることは就職差別につながるおそれがあります。どうしても必要な場合は、応募者が提出できる書類を選択できるようにしましょう。

また、採用選考時に健康診断書を提出させたり、健康診断を実施することは、必要のない事項を把握する可能性があり、その結果就職差別につながる可能性もあります。

応募者の情報を収集する際は、本当に必要な情報なのか、必要性をよく検討しましょう。

絶対に避けるべき7つの注意点

・履歴書が机の上に出しっぱなしになっている

・履歴書を担当者以外が見る

・返却すると説明したのに返却しない

・相手を間違えて返送してしまう

・履歴書を紛失する

・別の目的で個人情報を利用する

・不採用者の履歴書を関連会社に回す

これら点には十分注意をし、個人情報の流失・流用などは絶対に避けてください。

まとめ

求職者の中にはスグに仕事を決めたい、はやく就職したいという方も多く、採用でも不採用でも早く結果を知りたいと思っています。採用時はもちろん、不採用の場合でも早めの連絡、丁寧な対応をすることで、会社の評判を悪くすることもなく、求職者はまた次の就職活動に進むことが出来ます。断り辛い気持ちもわかりますが、連絡をする場合は早めに対応しましょう。

また、採用活動のために個人情報を収集する際は、収集項目にも気を付けるようにしてください。社会的差別や就職差別につながるような項目の収集は、職業上の必要があり、且つ直接本人から収集しなければいけないという決まりがあります。無暗に情報を聞きすぎるといった行動は避けましょう。

昨今、個人情報に関する意識は高くなっています。応募者の履歴書などは、応募者個人の情報を預かるということを念頭におき、担当者は責任をもって採用活動をおこなってください。