【募集・採用の基礎知識⑥】第一印象が肝心！応募受付時の対応方法を1分で読める記事で解説

出典：公益社団法人全国求人情報協会「募集・採用の基礎知識」

応募者とのファーストコンタクトの重要性

受付担当や手順の確認を

「応募の電話をかけたが、受けた相手が事情を把握していなかった」

「応募連絡が担当者に伝わっていなかった」

「いつも担当者に繋がらない」

など、電話対応でマイナスな印象を与えてしまうと、後に大きなトラブルに発展してしまう場合があります。そんなトラブルが起こる前に、あらかじめ応募の受付担当者や、担当者が不在の場合の対応手順を決めておきましょう。

受付日・応募者氏名・連絡先・面接希望日などを一覧にした受付表を作成しておくと採否連絡の際にも便利です。

求人サイトの場合

ネットユーザーは送信したメールに対して迅速な返信を期待しています。

応募に対しての返信は出来るだけ早い方が良いでしょう。しかし、24時間対応することは難しいので、メールを受け付けた旨を自動返信する機能を利用するのが有効です。

自動返信後の個人連絡も早めに行うと応募者も安心できます。

応募者対策シートの活用

質問されやすい項目などをまとめて

応募受付では求人に関する問い合わせを受けることになります。「応募資格や要件」「就業規則」「最寄駅からの道順」など、応募者から質問されるであろう項目の回答、求人広告の切り抜きをセットにした【応募者対応シート】を作成しておくと、スムーズに対応することができます。

断り方には注意

「広告には”未経験者歓迎”と記載があったのに、未経験を理由に断られた」

など、広告内容と矛盾する断り方は大きなトラブルの元です。

応募者多数の為、応募資格を変更したい。電話のやり取りで不採用を判断した。などなど、理由は色々あると思いますが、安易に広告と矛盾することを理由にするのは避けましょう。

まとめ

応募受付時の対応の仕方には注意が必要です。この時点で応募者にマイナスな印象を与えてしまうと後々に影響を及ぼしてしまう場合もあります。スムーズに対応できるようにするためにも、応募者対策シートや求人内容を用意するなど、事前の準備が必要です。

応募者と話す際に、求人広告と矛盾することが無いように求人内容を見直しておくこともトラブルを回避するために大切なことのひとつです。

応募者とのファーストコンタクトで良い印象を持ってもらえるように丁寧な対応を心掛けましょう。